Quickstart thực hành theo ví dụ Purchase Request: App đầu tiên
Mục tiêu
- Xác định vai trò của App trong mô hình vận hành số (Digital Operations)
- Nắm cấu trúc của một app: data + UI + workflow + roles + controls + connections
- Hiểu các lựa chọn bảo mật và quyền truy cập ở cấp app
- Thực hiện các thao tác quản trị cơ bản: tạo, chỉnh sửa, mời thành viên, di chuyển, xoá/khôi phục
App là gì trong Cleeksy?
Trong Cleeksy, một App thường được thiết kế như một work system có thể triển khai độc lập:- Data: entities → fields → records
- UI: views + record layout
- Process: workflow / approvals / automation
- People: roles & permissions
- Controls: ràng buộc, bảo vệ dữ liệu, chính sách vận hành
- Connect: publish/consume, Data Connection (dựa trên connected app đã consume), webhook/API (khi cần)
Tạo một App
Điều kiện tiên quyết
- Quyền Admin Space (chỉ Admin Space có thể tạo app)
- Có Space để triển khai app
Thông tin cần nhập khi tạo app
- Tên ứng dụng: tối đa 255 ký tự, không trùng trong cùng Space
- Chế độ bảo mật: chọn 1 trong 2 chế độ (xem phần “Bảo mật”)
- Biểu tượng (icon): tuỳ chọn (chọn từ danh sách có sẵn)
2) Kiểm tra cấu hình mặc định sau khi tạo
Sau khi tạo, hệ thống khởi tạo cấu hình để app có thể sử dụng ngay:
- 3 view mặc định: Bản ghi, Kanban, Tài liệu (view Bản ghi được kích hoạt mặc định)
- Trường thông tin hệ thống (system fields) và trường ID bản ghi làm thông tin hiển thị mặc định
- Giao diện chi tiết bản ghi (record detail) dạng 1 cột theo cấu hình mặc định
3) Bổ sung mô hình dữ liệu, UI và workflow theo bài toán
Thiết kế entity/field, tạo view và workflow theo scenario nghiệp vụ.
- Data modeling: Thực thể dữ liệu (Entity), Kiểu trường dữ liệu (Field types)
- UI: Tổng quan giao diện
- Process: Thiết kế quy trình (Process Builder)
Bảo mật (Security mode)
App có 2 chế độ bảo mật:Riêng tư (Private)
- Chỉ người dùng/nhóm người dùng được mời mới truy cập được
- Admin Space có thể chủ động tham gia với vai trò Admin
Công khai (Public)
- Tất cả thành viên trong Space có thể truy cập (mặc định ở mức bình luận)
- Có thể chủ động tham gia để trở thành Admin (tuỳ theo thiết lập và quyền)
Chế độ bảo mật ảnh hưởng đến “cách người dùng tiếp cận app”, nhưng quyền thao tác cụ thể vẫn được kiểm soát bởi Roles/Permissions.
Quyền truy cập (Access) và vai trò (Roles)
Vai trò hệ thống (System roles)
Các vai trò thường dùng trong app:- Quản trị viên (Admin): toàn quyền quản lý và cấu hình app
- Người chỉnh sửa (Editor): xem, chỉnh sửa và xoá bản ghi (theo quyền)
- Người bình luận (Commenter): chỉ xem và bình luận
- Vai trò tuỳ chỉnh (Custom role): cấu hình quyền theo nhu cầu
Phạm vi truy cập (Access scope)
Mỗi thành viên có thể được gán một phạm vi truy cập:- Toàn quyền: truy cập toàn bộ dữ liệu trong app
- Giới hạn: chỉ truy cập các bản ghi do người dùng phụ trách
Quản lý thành viên (App access)
Thành viên có thể truy cập app theo 2 cách:- Qua lời mời
- Admin mời user hoặc user group vào app và gán role/scope
- Hệ thống gửi thông báo mời (email/inbox), quyền được áp dụng khi truy cập
- Chủ động tham gia
- Admin Space có thể truy cập tất cả app (công khai và riêng tư)
- Thành viên Space chỉ chủ động truy cập app công khai
Nếu một user được mời vào app/project/data hub nhưng chưa thuộc Space, hệ thống có thể tự động thêm user vào Space với vai trò “Khách”.
Vai trò tuỳ chỉnh (Custom role)
Vai trò tuỳ chỉnh hỗ trợ “đúng người — đúng quyền — đúng bước” cho các quy trình vận hành.Cách tạo vai trò tuỳ chỉnh (mô tả khái niệm)
- Chọn vai trò kế thừa (Admin hoặc Editor) làm nền
- Cấu hình quyền ở cấp bản ghi (ví dụ: có cho phép xoá bản ghi hay không)
- Cấu hình quyền ở cấp trường (field-level edit permissions): chọn trường nào được phép chỉnh sửa
Quy tắc vận hành thường gặp
- Một vai trò tuỳ chỉnh có thể gán cho nhiều user hoặc nhóm user trong cùng app
- UI tự điều chỉnh theo quyền (ẩn nút xoá, khoá trường không cho sửa, hiển thị tooltip)
- Một số field không thể nhập liệu (rollup/lookup/formula/autonumber/system fields…) không xuất hiện trong danh sách cấp quyền chỉnh sửa
- Khi có field mới, mặc định không cho phép chỉnh sửa trong các vai trò tuỳ chỉnh (cho đến khi cấu hình)
Thao tác quản trị cơ bản của App
Sau khi tạo app, các thao tác quản trị thường dùng gồm:- Chỉnh sửa tên / mô tả / biểu tượng
- Thay đổi chế độ bảo mật
- Quản lý quyền truy cập (mời, đổi role/scope, xoá quyền)
- Sao chép đường dẫn app
- Xoá app (chuyển vào Thùng rác — xoá tạm thời, có thể khôi phục)
- Di chuyển app sang Space khác (nếu trùng tên, hệ thống có thể thêm chỉ số để phân biệt)
Liên kết liên quan
- Thực hành: App đầu tiên
- Data modeling: Thực thể dữ liệu (Entity), Bản ghi (Record), Kiểu trường dữ liệu (Field types)
- UI: Dạng bảng (Grid view), Bố cục bản ghi (Record layout)
- Process: Thiết kế quy trình (Process Builder), Phê duyệt (Approvals)
- Permissions: Mô hình phân quyền (Permissions model)