Dùng khi nào?
- Tự set giá trị mặc định khi tạo record (Status = Draft, Created at…)
- Tự cập nhật field khi điều kiện thay đổi (ví dụ Overdue = true)
- Tự gửi thông báo khi tới hạn hoặc khi đổi trạng thái
- Tự tạo record liên quan (tuỳ bài toán)
- Tự đồng bộ field phục vụ View/Dashboard
Khung tư duy Trigger → Condition → Action
Trigger (kích hoạt)
- Khi record được tạo
- Khi field thay đổi
- Khi trạng thái chuyển bước (từ workflow)
Condition (điều kiện)
- Status = Approved
- Need-by date < Today
- Total cost > ngưỡng
Action (hành động)
- Cập nhật field
- Tạo record
- Gửi thông báo
- Gọi webhook/API (khi tích hợp)
Quy tắc thiết kế Automation (decision rules)
1) Automation không thay thế quy trình
Automation giúp tự động hoá thao tác; “đường chạy” của quy trình vẫn nên được thiết kế bằng Process Builder nếu có nhiều bước và nhiều vai trò.2) Tránh vòng lặp và side effects
- Tránh rule A cập nhật field X làm kích hoạt rule B cập nhật lại X
- Tách rule theo mục tiêu rõ ràng và kiểm thử bằng dữ liệu mẫu
3) Ưu tiên dùng field tính toán khi phù hợp
Nếu mục tiêu là “hiển thị/đo lường”, cân nhắc: Automation nên dành cho hành động “gây thay đổi trạng thái/field” hoặc “tương tác bên ngoài”.Ví dụ nhanh
Ví dụ 1 — Đánh dấu quá hạn
- Trigger: khi Need-by date hoặc Status thay đổi
- Condition: Need-by date < Today AND Status chưa Closed
- Action: set field
Overdue= true
Ví dụ 2 — Tự set người xử lý
- Trigger: khi Status chuyển sang Approved
- Condition: loại yêu cầu = “Mua sắm”
- Action: set
Assignee= người phụ trách procurement (tuỳ quy tắc tổ chức)
Ví dụ 3 — Thông báo cho approver
- Trigger: khi record chuyển sang Pending approval
- Action: gửi thông báo tới Approver
Checklist triển khai nhanh
- Trigger rõ ràng, tránh kích hoạt quá thường xuyên
- Condition có thể kiểm chứng bằng dữ liệu
- Action không tạo vòng lặp
- Kiểm thử với 5–10 record mẫu trước khi áp dụng rộng