1) Khi nào dùng Public portal?
- Thu thập yêu cầu/đăng ký từ khách hàng hoặc đối tác
- Onboarding nhà cung cấp (supplier onboarding)
- Thu thập phản hồi (feedback) hoặc báo lỗi (bug report)
- Nhận hồ sơ ứng viên (khi có quy trình xử lý)
2) Public form patterns (mẫu form công khai)
Pattern A — One-shot submission + xử lý nội bộ
Form công khai chỉ tạo record và đưa vào trạng thái “Pending review”. Dùng cho: contact form, đăng ký dịch vụ, yêu cầu báo giá.Pattern B — Submission + theo dõi bằng mã
Sau khi submit, trả về mã (auto number) để người gửi tra cứu/trích dẫn khi cần hỗ trợ. Dùng cho: support request, warranty claim.Pattern C — Submission + bước xác minh
Record đi vào bước “Verify” trước khi chuyển sang xử lý chính, nhằm lọc dữ liệu rác. Dùng cho: supplier onboarding, lead intake.3) Validation (chặn lỗi trước khi vào hệ thống)
Thực hành tốt:- Bắt buộc field tối thiểu để có thể xử lý (tên, liên hệ, nội dung)
- Kiểm tra định dạng cơ bản (email/phone/date)
- Giới hạn độ dài text để tránh payload bất thường
- Với attachment: giới hạn loại file và dung lượng theo chính sách vận hành
- Validation ngay trên form (nếu có hỗ trợ)
- Workflow bước “Review/Verify” để kiểm tra nghiệp vụ
4) Giảm spam/lạm dụng (nguyên tắc an toàn khi công khai)
Public portal cần thiết kế để “nhận đúng thứ cần nhận” và hạn chế abuse:A) Giới hạn bề mặt
- Chỉ mở các field cần thiết
- Tránh thu thập dữ liệu nhạy cảm nếu không bắt buộc
- Hạn chế attachment khi không cần
B) Đưa vào hàng chờ kiểm duyệt
- Record vào trạng thái “Pending review”
- Team nội bộ xác minh trước khi xử lý tiếp
C) Chống trùng và làm sạch dữ liệu
- Dùng Auto number để định danh
- Dùng rule phát hiện trùng (email/phone + thời gian) nếu bài toán cần
- Có bước “Reject/Discard” rõ ràng để loại dữ liệu rác
D) Đặt kỳ vọng cho người gửi
- Hướng dẫn rõ ngay trên form (nội dung hợp lệ, tài liệu cần kèm…)
- Thông báo thời gian phản hồi dự kiến
Khi cần lớp kiểm tra bổ sung từ hệ thống ngoài (token theo chiến dịch, kiểm tra danh sách chặn…), có thể kết hợp với Webhook portal (cổng webhook) hoặc API portal (cổng API) để kiểm tra trước khi ghi nhận.
5) Kết hợp workflow để xử lý an toàn
Một luồng tối thiểu thường dùng:- New submission → Pending review → Accepted/Rejected → Processing → Closed
- Tạo view “Pending review” cho người kiểm duyệt
- Log lý do reject để cải tiến form và giảm spam
Bước tiếp theo
- Nhận dữ liệu từ hệ thống ngoài: Webhook portal (cổng webhook)
- Tích hợp có cấu trúc: API portal (cổng API)
- Intake nội bộ: Cổng nội bộ (Internal portal)