Thiết kế quy trình (Process Builder)

• Controls trong hệ thống (workflow vs validation vs roles)
• Dạng thẻ (Kanban view)

​

Dùng khi nào?

• Có vòng đời xử lý rõ (Draft → Pending → Approved/Rejected → Closed)
• Cần kiểm soát “ai được làm gì ở trạng thái nào”
• Cần checkpoint để đo lường và cải tiến (ví dụ: thời gian chờ duyệt, số lần rework)

​

Process Builder gồm những gì?

​

1) Trạng thái (Status)

​

2) Bước xử lý (checkpoint)

• điều kiện vào bước
• thao tác được phép
• người chịu trách nhiệm
• điều kiện chuyển bước tiếp theo

​

3) Quy tắc chuyển bước

​

Quy tắc thiết kế quy trình (design rules)

​

1) Bắt đầu tối thiểu (minimal viable process)

• 3–5 trạng thái cho vòng đầu thường đủ: Draft / Pending / Approved / Rejected / Closed
• Chỉ thêm trạng thái khi có nhu cầu vận hành thật (Improve loop)

​

2) Chốt ownership theo trạng thái

• Ở trạng thái Draft: requester chỉnh sửa
• Ở trạng thái Pending: approver quyết định
• Ở trạng thái Approved: chuyển sang team thực thi (ví dụ Procurement)

​

3) Điều kiện chuyển bước phải đo được

• Chỉ cho submit khi các field bắt buộc đã đủ
• Chỉ cho approve khi tổng chi phí ≤ ngưỡng hoặc có đủ chứng từ (Attachment)

​

Ví dụ: Quy trình Purchase Request

​

Trạng thái gợi ý

• Draft: tạo và chỉnh sửa yêu cầu
• Pending approval: chờ duyệt
• Approved: được duyệt (bàn giao cho Procurement)
• Rejected: bị từ chối
• Closed: hoàn tất

​

Checkpoint gợi ý

• Submit: Draft → Pending approval
• Approve: Pending approval → Approved
• Reject: Pending approval → Rejected
• Close: Approved → Closed

​

Thực hành tốt

• Tên trạng thái dùng động từ/ý nghĩa rõ (“Chờ duyệt”, “Đã duyệt”, “Đã đóng”)
• Mỗi checkpoint nên gắn với một hành động rõ ràng (submit/approve/reject/close)
• Kết hợp View:
• Grid view để rà soát theo danh sách
• Kanban view để điều phối theo trạng thái

​

Bước tiếp theo

• Thiết lập phê duyệt: Phê duyệt (Approvals)
• Tự động hoá bước nhỏ: Luật tự động (Automation rules)