- Built-in notifications: hệ thống tự thông báo theo sự kiện vận hành (được thiết kế sẵn).
- Configurable notifications: cấu hình thêm bằng Automation rules (gửi thông báo/email theo điều kiện).
- Thiết kế quy trình (Process Builder)
- Phê duyệt (Approvals)
- Luật tự động (Automation rules)
- Dạng bảng (Grid view)
1) Built-in notifications trong Cleeksy DOP
Built-in notifications tập trung vào các sự kiện “có trách nhiệm” (accountability). Khi một người được giao trách nhiệm hoặc được đưa vào luồng xử lý, hệ thống sẽ tự gửi thông báo vào Inbox.A) Thông báo theo workflow step (bước quy trình)
Trong workflow, mỗi bước (step) thường có:- Person in charge (người phụ trách): chịu trách nhiệm xử lý bước.
- CC / For information (người nhận thông tin): theo dõi, hỗ trợ, hoặc giám sát.
- Người phụ trách nhận thông báo “có việc được giao”.
- Người CC nhận thông báo “có việc cần theo dõi” (tuỳ cấu hình).
B) Nhắc việc theo hạn (due/overdue)
Khi một task sắp tới hạn hoặc quá hạn:- Hệ thống gửi thông báo nhắc người phụ trách.
- Có thể mở rộng bằng automation để escalate (tuỳ chính sách).
Built-in notifications không thay thế UI. Mỗi thông báo tốt nên dẫn về một nơi xử lý rõ ràng: view “Chờ xử lý” hoặc record layout.
2) Tasks trong workflow: “việc” gắn với step
Trong Cleeksy DOP, task thường được hiểu là “việc tại một step”:- Có người phụ trách (assignee/person in charge)
- Có thời hạn (nếu quy trình cần)
- Có trạng thái xử lý (đang chờ/đang làm/hoàn tất theo bước)
- Bước nào là “chờ xử lý” (có người chịu trách nhiệm)
- Bước nào chỉ là “thông tin” (CC)
3) Tasks trong Project: Kanban và quản lý công việc theo dự án
Ngoài app, Cleeksy DOP còn có Project để tổ chức công việc theo dự án:- Project có Kanban để quản lý task theo cột trạng thái.
- Khi một người được assign vào task của Project, hệ thống cũng có thể thông báo vào Inbox.
- Theo dõi việc triển khai (implementation tasks) khi xây app
- Theo dõi việc vận hành/cải tiến theo sprint (improvement tasks)
Workflow tasks và Project tasks phục vụ hai ngữ cảnh khác nhau:
Workflow task gắn với record/step trong app; Project task gắn với kế hoạch dự án.
4) Configurable notifications bằng Automation rules
Ngoài built-in, có thể dùng Automation rules để:- Gửi thông báo khi record chuyển trạng thái (submit/approve/reject/close)
- Gửi email nhắc hạn theo lịch (daily digest, weekly digest)
- Gọi webhook/API để đẩy sự kiện ra hệ thống ngoài
- Chỉ gửi theo sự kiện quan trọng (milestone), tránh gửi theo mọi thay đổi nhỏ.
- Thông báo phải trả lời được: “việc gì – ai làm – làm ở đâu”.
5) Pattern phân công (assignment patterns)
Pattern 1 — Assign theo field trên record
Record có fieldAssignee (User/People). Khi đổi step/trạng thái, automation hoặc workflow set người xử lý.
Pattern 2 — Assign theo role/nhóm
Tạo backlog view cho một role (ví dụ “Procurement”) để mọi người “nhặt việc”.Pattern 3 — Approver theo người duyệt
Approver là field hoặc rule; người duyệt được thông báo khi bước duyệt bắt đầu.Pattern 4 — Escalation khi quá hạn
Nếu quá hạn, thêm thông báo cho quản lý hoặc chuyển người xử lý (cần guardrail rõ).6) Tránh spam (guardrails)
- Ưu tiên Inbox + backlog view thay vì ping liên tục
- Gộp thông báo theo nhịp (digest) cho nhắc hạn
- Một sự kiện → một thông báo có thể hành động
- Không làm lộ dữ liệu: thông báo phải tuân thủ permissions
Ví dụ: Purchase Request → Procurement
- Khi requester submit: built-in/automation thông báo tới Approver
- Khi approver approve/reject: thông báo lại cho requester
- Khi Approved và bàn giao sang App Procurement:
- App nguồn publish
- App Procurement kết nối Connected app (kết nối ứng dụng)
- Task procurement được assign theo role hoặc theo
Assignee
Checklist nhanh
- Có view “Chờ xử lý” cho từng vai trò
- Built-in notifications được hiểu rõ theo step/person in charge/CC
- Automation chỉ dùng cho sự kiện quan trọng và có guardrail chống spam
- Nhắc hạn theo digest nếu số lượng lớn