- Biến dữ liệu vận hành (records) thành góc nhìn quản trị: tiến độ, tồn đọng, hiệu suất, tuân thủ
- Chuẩn hoá cách chia sẻ báo cáo theo vai trò và phạm vi dữ liệu
- Tạo “vòng phản hồi” để cải tiến quy trình và app theo thời gian
1) Analytics Hub dùng để làm gì?
Theo dõi vận hành
- Số lượng yêu cầu theo trạng thái (Submitted/Approved/Rejected/Done…)
- Thời gian xử lý trung bình, quá hạn, bottleneck theo bước
- Khối lượng công việc theo nhóm/người phụ trách
Báo cáo quản trị
- Xu hướng theo tuần/tháng/quý
- So sánh giữa phòng ban/nhóm/nhánh (nếu có phân loại)
- Tỷ lệ tuân thủ SLA hoặc chính sách nội bộ
Hỗ trợ quyết định cải tiến
- Xác định bước nào gây tắc nghẽn
- Xác định nguyên nhân phổ biến của việc reject
- Đề xuất thay đổi form/field/workflow để giảm lỗi đầu vào
2) Dữ liệu trong Analytics Hub đến từ đâu?
Analytics Hub đọc dữ liệu từ các Data source (cổng dữ liệu) đã được cấu hình cho mục tiêu phân tích. Tuỳ bài toán, nguồn dữ liệu có thể là:A) Dữ liệu trong một app (single-app)
- Entity và records trong cùng app
- Phù hợp với báo cáo vận hành nội bộ của app đó (ví dụ: Purchase Request)
B) Dữ liệu giữa nhiều app (cross-app)
Khi cần báo cáo end-to-end (ví dụ: Purchase Request → Procurement), dữ liệu thường đi qua cơ chế chia sẻ:- Chia sẻ dữ liệu (Publish/Consume)
- Cổng dữ liệu (Data source)
- Data source loại Connected app (kết nối ứng dụng) để chia sẻ/nhận dữ liệu giữa các app
- Chốt source of truth (nguồn dữ liệu chuẩn) cho từng phần dữ liệu
- Publish “đủ dùng” cho mục tiêu báo cáo, tránh publish quá rộng
C) Dữ liệu từ bên ngoài (external)
Khi app nhận dữ liệu từ hệ thống ngoài qua:- Webhook portal
- API portal
3) Mô hình chia sẻ (sharing model)
Báo cáo trong Analytics Hub thường cần 2 lớp kiểm soát:Lớp 1 — Phạm vi dữ liệu (data scope)
- Dữ liệu nào được phép xem (theo filter/dataset đã publish hoặc theo quyền trong app)
- Tránh “xem toàn bộ” khi không cần thiết
Lớp 2 — Quyền người dùng (user permissions)
- Ai được xem báo cáo (role-based access)
- Ai được chỉnh sửa định nghĩa báo cáo (thường giới hạn cho builder/owner)
- Tách report theo nhu cầu: report cho team vận hành vs report cho quản trị
- Đặt tên report rõ ràng và thống nhất (dễ tìm, dễ tái sử dụng)
4) Bắt đầu nhanh (định hướng cấu hình)
Một quy trình tối thiểu để tạo báo cáo vận hành:- Xác định câu hỏi cần trả lời (ví dụ: “bao nhiêu request quá hạn trong tuần này?”)
- Chốt nguồn dữ liệu (app nào là nguồn, dataset nào cần publish nếu cross-app)
- Chuẩn hoá field để phân tích:
- Status rõ ràng
- Date/Datetime nhất quán (createdAt, approvedAt, completedAt…)
- Owner/Assignee nếu cần phân bổ trách nhiệm
- Tạo report theo nhóm chỉ số:
- Volume (khối lượng)
- Cycle time (thời gian xử lý)
- SLA/Overdue (quá hạn)
- Chia sẻ report theo role và kiểm tra phạm vi dữ liệu
5) Anti-patterns thường gặp
- Publish dữ liệu quá rộng chỉ để làm báo cáo → tăng rủi ro lộ dữ liệu
- Không chốt source of truth → số liệu lệch giữa các app
Bước tiếp theo
- Thiết kế vòng cải tiến: Vòng lặp cải tiến (Improve loop)
- Chia sẻ dữ liệu giữa app: Chia sẻ dữ liệu (Publish/Consume)