Quy tắc chung: ưu tiên field có cấu trúc (select/status/date/number) thay vì text tự do khi cần lọc, thống kê hoặc kiểm soát trạng thái.
Nhóm field phổ biến
Text
- Text / Long text: nhập mô tả, ghi chú, lý do, nội dung tự do
- Dùng khi: thông tin không có cấu trúc hoặc không cần thống kê theo nhóm
Number
- Number / Currency / Percent: số lượng, chi phí, tỷ lệ
- Dùng khi: cần tính toán, lọc theo ngưỡng, tổng hợp báo cáo
Date & time
- Date / Datetime: thời hạn, ngày hẹn, timestamp phục vụ đo lường
- Dùng khi: cần SLA, lịch, Gantt, cycle time
Select
- Single select / Multi select / Status
- Dùng khi: cần phân loại/nhóm/điều hướng workflow
- Gợi ý: dùng Status cho trạng thái vòng đời; dùng select cho phân loại phụ
People
- User/People: người phụ trách, người duyệt, người yêu cầu
- Dùng khi: phân công, kiểm soát quyền, thông báo theo người
Files
- Attachment: chứng từ, hình ảnh, file đính kèm
- Dùng khi: cần lưu bằng chứng hoặc tài liệu liên quan
Field cho liên kết và tổng hợp dữ liệu
Các field dưới đây dùng để liên kết dữ liệu (trong cùng app hoặc giữa các app). Với liên kết giữa app, cần có cơ chế chia sẻ dữ liệu phù hợp (ví dụ publish/consume) để data source xuất hiện trong app đang cấu hình.
Data Connection
- Data Connection (một chiều / hai chiều): liên kết record giữa hai tập dữ liệu
- Dùng khi: cần “chọn” record nguồn để tham chiếu hoặc gửi/nhận dữ liệu theo thiết kế
Lookup
- Lookup (tham chiếu): kéo trường từ record đã liên kết để hiển thị
- Dùng khi: muốn hiển thị thông tin nguồn mà không tạo bản sao dữ liệu
Rollup
- Rollup (tổng hợp): tổng hợp (count/sum/min/max…) từ tập record liên kết
- Dùng khi: cần KPI hoặc số liệu tổng hợp theo một đối tượng
Field tính toán và tự động
Formula
- Tính toán giá trị từ các field khác (theo công thức)
- Dùng khi: cần logic tính điểm, tổng tiền, trạng thái suy ra…
Auto number
- Tạo mã tự tăng (ID nội bộ, mã phiếu)
- Dùng khi: cần mã định danh đơn giản và nhất quán
Field cho dữ liệu dạng dòng chi tiết
Sub-dataset / child table (bảng con)
- Dùng để biểu diễn quan hệ dạng danh sách dòng trong một record (ví dụ: order items)
- Dùng khi: một record cần chứa nhiều dòng chi tiết có cấu trúc
Field “bổ sung” (tuỳ nhu cầu)
- Barcode / QR: lưu mã và hỗ trợ quét
- Location: lưu vị trí
- Rating: lưu đánh giá
Ma trận chọn nhanh
| Nhu cầu | Field gợi ý |
|---|---|
| Trạng thái xử lý | Status |
| Phân loại theo nhóm | Single select / Multi select |
| Người phụ trách / người duyệt | User/People |
| Deadline / lịch hẹn | Date / Datetime |
| Chi phí / số lượng | Number / Currency |
| Ghi chú tự do | Long text |
| Đính kèm chứng từ | Attachment |
| Liên kết record | Data Connection |
| Hiển thị thông tin từ record liên kết | Lookup |
| Tổng hợp số liệu từ record liên kết | Rollup |
| Tính toán tự động | Formula |
| Mã phiếu tự tăng | Auto number |
Liên quan
- Data Connection: Kết nối dữ liệu một chiều (Data Connection one-way)
- Lookup: Tra cứu (Lookup)
- Rollup: Tổng hợp (Rollup)
- Data source: Cổng dữ liệu (Data source)