Kiểu trường dữ liệu (Field types)

Trang này là trang tổng hợp (canonical) về Field types trong Cleeksy. Nội dung tập trung vào:

• Nhận diện nhóm Field và khi nào nên dùng
• Các Field cốt lõi thường gặp khi xây app nghiệp vụ
• Mẹo cấu hình để dữ liệu “đúng–đủ–dễ dùng” và hỗ trợ Workflow/Views

Liên quan:

• Thực thể dữ liệu (Entity)
• Bản ghi (Record)

---

​

Nhóm Field trong Cleeksy

​

1) Core fields (Field nhập liệu)

Dùng để người dùng nhập dữ liệu nghiệp vụ hằng ngày.

• Text / Long text
• Number / Currency / Percent
• Date / Datetime
• Single select / Multi select / Status
• User/People
• Attachment
• Auto number
• Sub-dataset (child table)

Các Field này phù hợp cho vòng đầu của hầu hết app.

​

2) Computed fields (Field tính toán/thu thập)

Dùng để tổng hợp, suy ra hoặc kéo dữ liệu theo logic có sẵn.

• Tra cứu (Lookup)
• Tổng hợp (Rollup)
• Công thức (Formula)

​

3) Connection fields (Field liên kết dữ liệu)

Dùng để liên kết record theo quan hệ trong cùng app hoặc giữa các app.

• Kết nối dữ liệu một chiều (Data Connection one-way)
• Kết nối dữ liệu hai chiều (Data Connection two-way)

---

​

Chọn Field đúng nhanh (quy tắc thực dụng)

• Cần nhập mô tả, ghi chú, nội dung dài → Long text
• Cần tính toán, lọc, tổng hợp theo số → Number/Currency/Percent
• Cần theo dõi deadline, SLA, ngày hiệu lực → Date/Datetime
• Cần chuẩn hoá lựa chọn (tránh gõ tự do) → Single select
• Cần gán người chịu trách nhiệm/đối tượng thao tác → User/People
• Cần đính kèm chứng từ, ảnh, tài liệu → Attachment
• Cần theo dõi “trạng thái quy trình” → Status (hoặc Single select nếu muốn linh hoạt hơn)

---

​

Danh mục Field cốt lõi

• Đánh số tự động (Auto number)
• Bảng con (Child table)
• Text / Long text
• Number / Currency / Percent
• Date / Datetime
• Single select / Multi select / Status
• User/People
• Attachment

---

​

Text / Long text

Dùng khi: nhập tên, tiêu đề, mã tham chiếu, mô tả, ghi chú.

​

Text

• Phù hợp: tên ngắn, mã, tiêu đề
• Nên dùng khi dữ liệu cần hiển thị gọn ở Grid view hoặc làm “primary display”

​

Long text

• Phù hợp: mô tả chi tiết, lý do, ghi chú, biên bản
• Nên dùng khi dữ liệu có thể nhiều dòng

​

Thực hành tốt

• Quy ước đặt tên field rõ: Title, Description, Note
• Nếu cần tìm kiếm/lọc theo mã → dùng Text thay vì Long text
• Tránh dùng Long text cho dữ liệu có cấu trúc (ví dụ danh sách item) — cân nhắc Sub-entity (bảng con)

---

​

Number / Currency / Percent

Dùng khi: số lượng, đơn giá, chi phí, tỷ lệ hoàn thành, KPI.

​

Number

• Phù hợp: số lượng, điểm, chỉ số
• Lợi ích: lọc, sắp xếp, tính toán, rollup dễ dàng

​

Currency

• Phù hợp: chi phí dự kiến, tổng tiền, ngân sách
• Thực hành tốt:
• thống nhất đơn vị tiền tệ theo app
• hiển thị định dạng dễ đọc

​

Percent

• Phù hợp: tỷ lệ hoàn thành, mức chiết khấu, SLA %
• Thực hành tốt: quy định rõ “0–1” hay “0–100” theo cách hiển thị của hệ thống (tránh nhập sai)

​

Validation gợi ý

• Không cho âm nếu không hợp lý (ví dụ số lượng)
• Cần giới hạn min/max nếu có quy định nghiệp vụ

---

​

Date / Datetime

Dùng khi: deadline, ngày yêu cầu, ngày phê duyệt, mốc trạng thái, lịch hẹn.

​

Date

• Phù hợp: chỉ cần ngày (không cần giờ)
• Ví dụ: Need-by date, ngày hiệu lực

​

Datetime

• Phù hợp: cần chính xác tới giờ/phút
• Ví dụ: thời điểm submit/approve, SLA theo giờ

​

Thực hành tốt

• Field tên rõ mục đích: Requested date, Need-by date, Approved at
• Nếu dùng cho SLA: ưu tiên Datetime, và dùng Formula/Rollup để tính chênh lệch nếu cần

---

​

Single select / Multi select / Status

Nhóm Field lựa chọn giúp chuẩn hoá dữ liệu (tránh gõ tự do), đồng thời hỗ trợ lọc/nhóm trong View.

​

Single select

Dùng khi: mỗi record chỉ chọn 1 giá trị.

• Ví dụ: Purchase type (Capex/Opex), Priority (Low/Medium/High)

​

Multi select

Dùng khi: record có thể gắn nhiều nhãn.

• Ví dụ: Tags, bộ phận liên quan

​

Status

Dùng khi: theo dõi trạng thái làm việc.

• Status thường đi kèm Workflow (nếu có quy trình)
• Ví dụ: Draft/Pending/Approved/Rejected/Closed

​

Thực hành tốt

• Tránh tạo quá nhiều lựa chọn ngay từ đầu. Bắt đầu tối thiểu, mở rộng theo Improve loop.
• Đặt tên lựa chọn rõ và nhất quán (không trùng nghĩa)

Liên quan: Controls trong hệ thống (workflow vs validation vs roles)

---

​

User/People

Dùng khi: gán người chịu trách nhiệm, người yêu cầu, người phê duyệt, người tham gia. Ví dụ:

• Requester (người yêu cầu)
• Approver (người phê duyệt)
• Assignee (người xử lý)

​

Thực hành tốt

• Dùng User/People thay vì Text để:
• lọc theo người, nhóm theo người
• kết hợp quyền truy cập (access scope) và Workflow
• Phân biệt rõ:
• “Owner/Assignee” (người chịu trách nhiệm)
• “Watcher/Participants” (người theo dõi/tham gia)

Liên quan:

• Mô hình phân quyền (Permissions model)
• Phê duyệt (Approvals)

---

​

Attachment

Dùng khi: cần đính kèm hoá đơn, báo giá, ảnh, tài liệu.

​

Thực hành tốt

• Quy định rõ “đính kèm để làm gì” (audit, chứng từ, tham khảo)
• Nếu cần kiểm soát: đặt rule ở workflow/permission (ai được thêm/xoá)
• Không dùng Attachment để thay thế dữ liệu có cấu trúc (ví dụ danh sách item)

---

---

​

Field mở rộng (tuỳ nhu cầu)

Nhóm Field này thường dùng khi app đã chạy ổn định và bắt đầu mở rộng trải nghiệm vận hành.

• Mã vạch / QR (Barcode / QR)
• Vị trí (Location)
• Đánh giá (Rating)

​

Checklist chọn Field cho vòng đầu (khuyến nghị)

• Mỗi Entity có 1–2 field dễ nhận diện (Title/Code)
• Có Status nếu có vòng đời xử lý
• Có Date/Datetime cho các mốc quan trọng (submit/need-by/approved)
• Có User/People cho vai trò chính (requester/approver/assignee)
• Có Currency/Number cho các chỉ số cần đo (estimated cost, quantity)
• Attachment
• Auto number
• Sub-dataset (child table) chỉ thêm khi thực sự cần chứng từ

---

​

Bước tiếp theo

• Tạo Field theo nhu cầu UI: Tổng quan giao diện
• Đặt controls đúng chỗ: Controls trong hệ thống (workflow vs validation vs roles)
• Dùng computed fields: Tra cứu (Lookup)