Skip to main content

Documentation Index

Fetch the complete documentation index at: https://learn.cleeksy.com/llms.txt

Use this file to discover all available pages before exploring further.

Record là “đơn vị công việc” chạy xuyên suốt trong app: khi người dùng tạo một record, dữ liệu được lưu trong Entity, hiển thị qua View, và (nếu có) được điều phối qua Workflow.

​
Record là gì?

  • Entity là cấu trúc dữ liệu (giống “bảng”)
  • Record là một bản ghi cụ thể (giống “dòng”) trong Entity
  • Field là thuộc tính của record (giống “cột”)
Liên quan:

​
Khi nào record được tạo?

Record có thể được tạo theo nhiều cách (tuỳ cấu hình app):
  • Tạo trực tiếp trong Grid view hoặc một View khác
  • Tạo từ Form / Record layout (màn hình chi tiết)
  • Tạo bởi automation (nếu có quy tắc tự động hoá)
  • Được tạo/nhận từ tích hợp (API/Webhook/Portal) tuỳ thiết kế

​
Vòng đời record trong một quy trình

Trong nhiều app, record đại diện cho một “case” hoặc “request” có vòng đời:
  1. Tạo (Draft)
  2. Gửi / chuyển bước (Pending…)
  3. Xử lý / phê duyệt (Approved/Rejected/In progress…)
  4. Hoàn tất / đóng (Closed/Completed)
Thiết kế vòng đời record thường cần:
  • một field trạng thái (Status)
  • một workflow điều phối theo trạng thái
Tham khảo: Thiết kế quy trình (Process Builder)

​
Thực hành tốt khi thiết kế record

​
1) Field hiển thị (primary display) phải “đọc được”

Khi record được liên kết ở nơi khác, field hiển thị giúp người dùng nhận diện đúng record. Ví dụ: PR-00123 — Mua laptop cho nhân viên mới

​
2) Phân biệt “dữ liệu nhập” và “dữ liệu hệ thống”

  • Dữ liệu nhập: do người dùng cung cấp (title, description, estimated cost…)
  • Dữ liệu hệ thống: do hệ thống tính/ghi (created at, created by, computed fields…)

​
3) Tránh để nhiều vai trò cùng sửa cùng một field

Nếu nhiều vai trò cần tương tác, nên:
  • tách field theo ownership (ai chịu trách nhiệm field nào)
  • đặt controls bằng Roles/Permissions và Workflow
Tham khảo: Controls trong hệ thống (workflow vs validation vs roles)

​
4) Chuẩn hoá “điểm bắt đầu” của record

Ví dụ Purchase Request:
  • Record được tạo ở Draft
  • Chỉ khi đủ dữ liệu mới cho phép chuyển sang Pending Approval (validation + workflow)

​
Record và liên kết dữ liệu giữa các app

Khi record cần tham chiếu dữ liệu từ app khác:
  • Ưu tiên publish/consume khi cần chia sẻ có kiểm soát
  • Dùng Data Connection khi cần liên kết record để tham chiếu. Nếu liên kết giữa các App, App tiêu thụ cần có connected app (kết nối ứng dụng) từ publish/consume trước.
Liên quan:

​
Ví dụ: Record Purchase Request

Một record Purchase Request thường có:
  • title, purchase type, estimated cost
  • requester, department
  • status (Draft/Pending/Approved/Rejected/Closed)
  • các mốc thời gian (created at, approved at…)
Record này:
  • hiển thị trong Grid view cho thao tác hằng ngày
  • có Record layout để nhập/chỉnh
  • chạy workflow để phê duyệt và theo dõi tiến độ
Liên quan:

​
Bước tiếp theo