Record là gì?
- Entity là cấu trúc dữ liệu (giống “bảng”)
- Record là một bản ghi cụ thể (giống “dòng”) trong Entity
- Field là thuộc tính của record (giống “cột”)
Khi nào record được tạo?
Record có thể được tạo theo nhiều cách (tuỳ cấu hình app):- Tạo trực tiếp trong Grid view hoặc một View khác
- Tạo từ Form / Record layout (màn hình chi tiết)
- Tạo bởi automation (nếu có quy tắc tự động hoá)
- Được tạo/nhận từ tích hợp (API/Webhook/Portal) tuỳ thiết kế
Vòng đời record trong một quy trình
Trong nhiều app, record đại diện cho một “case” hoặc “request” có vòng đời:- Tạo (Draft)
- Gửi / chuyển bước (Pending…)
- Xử lý / phê duyệt (Approved/Rejected/In progress…)
- Hoàn tất / đóng (Closed/Completed)
- một field trạng thái (Status)
- một workflow điều phối theo trạng thái
Thực hành tốt khi thiết kế record
1) Field hiển thị (primary display) phải “đọc được”
Khi record được liên kết ở nơi khác, field hiển thị giúp người dùng nhận diện đúng record. Ví dụ:PR-00123 — Mua laptop cho nhân viên mới
2) Phân biệt “dữ liệu nhập” và “dữ liệu hệ thống”
- Dữ liệu nhập: do người dùng cung cấp (title, description, estimated cost…)
- Dữ liệu hệ thống: do hệ thống tính/ghi (created at, created by, computed fields…)
3) Tránh để nhiều vai trò cùng sửa cùng một field
Nếu nhiều vai trò cần tương tác, nên:- tách field theo ownership (ai chịu trách nhiệm field nào)
- đặt controls bằng Roles/Permissions và Workflow
4) Chuẩn hoá “điểm bắt đầu” của record
Ví dụ Purchase Request:- Record được tạo ở Draft
- Chỉ khi đủ dữ liệu mới cho phép chuyển sang Pending Approval (validation + workflow)
Record và liên kết dữ liệu giữa các app
Khi record cần tham chiếu dữ liệu từ app khác:- Ưu tiên publish/consume khi cần chia sẻ có kiểm soát
- Dùng Data Connection khi cần liên kết record để tham chiếu. Nếu liên kết giữa các App, App tiêu thụ cần có connected app (kết nối ứng dụng) từ publish/consume trước.
- Chia sẻ dữ liệu (Publish/Consume)
- Kết nối dữ liệu một chiều (Data Connection one-way)
- Kết nối dữ liệu hai chiều (Data Connection two-way)
Ví dụ: Record Purchase Request
Một record Purchase Request thường có:- title, purchase type, estimated cost
- requester, department
- status (Draft/Pending/Approved/Rejected/Closed)
- các mốc thời gian (created at, approved at…)
- hiển thị trong Grid view cho thao tác hằng ngày
- có Record layout để nhập/chỉnh
- chạy workflow để phê duyệt và theo dõi tiến độ
Bước tiếp theo
- Thiết kế field phù hợp: Kiểu trường dữ liệu (Field types)
- Thiết kế UI: Tổng quan giao diện
- Thiết kế workflow: Thiết kế quy trình (Process Builder)