- Tổng quan phân tích dữ liệu
- Bộ lọc & toán tử (Filters & operators)
- Ownership & chia sẻ dữ liệu (Data ownership & sharing)
1) Quy trình tạo report (report building steps)
Bước 1 — Xác định câu hỏi cần trả lời
Ví dụ:- “Có bao nhiêu Purchase Request đang Pending approval?”
- “Bao nhiêu request bị quá hạn theo tuần?”
- “Cycle time trung bình từ Submitted → Approved là bao lâu?”
- đối tượng (entity/dataset)
- thước đo (đếm, tổng, trung bình, tỷ lệ)
- phạm vi (thời gian, nhóm, trạng thái)
Bước 2 — Chọn nguồn dữ liệu
- Single-app: chọn Entity trong app
- Cross-app: dùng dữ liệu đã được chia sẻ qua publish/consume và Data source phù hợp
- Chốt “source of truth (nguồn dữ liệu chuẩn)” trước khi làm report
- Chỉ dùng field đã được chuẩn hoá (status/date/owner…)
Bước 3 — Chọn loại report/biểu đồ
Nguyên tắc chọn nhanh:- Đếm theo trạng thái → bar/stacked bar hoặc bảng tổng hợp
- Xu hướng theo thời gian → line hoặc bar theo tuần/tháng
- So sánh theo nhóm (team/owner/category) → bar
- Danh sách cần xử lý → table (kèm sort/filter)
Bước 4 — Định nghĩa thước đo (metrics)
Các thước đo thường dùng:- Count (số lượng record)
- Sum (tổng chi phí)
- Average/Median (trung bình) cho cycle time
- Ratio (tỷ lệ) như % approved hoặc % overdue
Bước 5 — Thêm filter mặc định
Filter mặc định giúp report “ra số” đúng mục tiêu:- Chỉ lấy status cần báo cáo (Pending/Approved…)
- Giới hạn thời gian (30 ngày gần nhất)
- Loại trừ record đã đóng nếu không cần
Bước 6 — Kiểm tra dữ liệu và chia sẻ thử
- So sánh với view vận hành trong app (Grid/Kanban) để tránh sai lệch
- Chia sẻ cho một nhóm nhỏ để nhận phản hồi về filter/hiển thị
2) Filter & parameter (cơ bản)
Filter (bộ lọc)
Filter là điều kiện cố định hoặc do người xem chọn để giới hạn dữ liệu. Ví dụ filter phổ biến:- Status = Pending approval
- Created date trong 30 ngày
- Department = Finance
Parameter (tham số)
Parameter là filter “mở” để người xem thay đổi theo ngữ cảnh. Ví dụ:- Chọn khoảng thời gian (tuần/tháng)
- Chọn Department/Team
- Chọn Owner/Assignee
- Giới hạn số parameter (1–3) để tránh rối
- Có giá trị mặc định hợp lý (default)
- Đặt nhãn rõ ràng (ví dụ: “Khoảng thời gian”, “Phòng ban”)
3) Common patterns (mẫu report thường dùng)
Pattern A — Operational dashboard (tổng quan vận hành)
- KPI tiles: tổng pending, overdue, approved tuần này
- Trend: số request theo tuần
- Breakdown: theo category/department
Pattern B — Work queue (danh sách cần xử lý)
- Table các record “chờ xử lý”
- Sort theo due date
- Filter theo assignee/team
Pattern C — Bottleneck finder (tìm điểm nghẽn)
- Cycle time theo bước (nếu có timestamp theo trạng thái)
- Top reasons của reject (nếu có field reason)
- So sánh giữa team/department
Pattern D — Compliance/SLA (tuân thủ)
- % quá hạn theo tuần
- Median time to approve
- Danh sách case vượt SLA để follow-up
4) Guardrails để report ổn định theo thời gian
- Tránh phụ thuộc field “không chuẩn” (text tự do) cho filter quan trọng
- Chuẩn hoá status và ngày mốc (submittedAt/approvedAt/completedAt…)
- Khi thay đổi data model/workflow, rà soát lại report liên quan
Bước tiếp theo
- Chia sẻ đúng người, đúng phạm vi: Chia sẻ & phân quyền (Sharing & permissions)