1) Internal submission patterns (mẫu nộp yêu cầu nội bộ)
Pattern A — Request → Workflow
- Người dùng submit yêu cầu
- Record vào trạng thái “Submitted/Pending”
- Workflow phân công người xử lý, có thể kèm approvals
Pattern B — Intake theo phòng ban/role
- Nhiều nhóm cùng submit vào một app
- Dữ liệu được gắn “Department/Team” để điều phối
Pattern C — Chuẩn hoá đầu vào + giảm dữ liệu rác
- Form chỉ mở field cần thiết
- Có hướng dẫn ngay trên form (“nên gửi gì / không nên gửi gì”)
- Có rule tối thiểu để chặn thiếu dữ liệu
2) Form tạo record trong Entity đích
Mỗi lần submit sẽ:- Tạo một record mới trong Entity được chọn
- Map dữ liệu vào các field cho phép
- Kích hoạt workflow/automation (nếu đã thiết kế)
- Chỉ đưa ra 5–10 field quan trọng để xử lý
- Các field hệ thống (status mặc định, created by/at…) nên set bằng workflow/automation
3) Role gating (giới hạn ai được submit và ai được xem)
Internal portal cần chốt rõ 2 câu hỏi:Ai được submit?
- Theo nhóm/role nội bộ (tuỳ cấu hình workspace/app)
- Có thể mở rộng dần khi form đã ổn định
Ai được xem record sau khi submit?
- Người submit có thể xem “Yêu cầu của tôi”
- Team xử lý xem “Chờ xử lý”
- Các role khác chỉ xem khi có nhu cầu nghiệp vụ
4) Kết hợp workflow và phân công
Internal portal thường đi với mô hình:- Submit → Pending
- Workflow chuyển bước, phân công người phụ trách, và thông báo
- Tạo Grid view “Chờ xử lý” cho team xử lý
- Tạo view “Yêu cầu của tôi” cho người gửi theo dõi
5) Guardrails vận hành
- Có mã/định danh rõ (Auto number) để tránh thất lạc
- Có rule chống trùng (tuỳ bài toán)
- Có hướng dẫn submit đúng chuẩn ngay trên form
- Có kênh phản hồi khi bị reject (lý do rõ ràng)
Bước tiếp theo
- Nhận dữ liệu từ người ngoài: Cổng công khai (Public portal)
- Tích hợp hệ thống ngoài: Webhook portal (cổng webhook), API portal (cổng API)
- Kết nối giữa app: Kết nối ứng dụng (Connected app)