Checklist nhanh
- Thông báo đến từ built-in hay từ automation rules?
- Người dùng có phải là assignee/approver/CC của bước workflow không?
- Record có vừa vào step kích hoạt task không?
- Người dùng có quyền xem record không? (thiếu quyền = không thấy task/notification như kỳ vọng)
- Có rule gửi lặp (loop) hoặc điều kiện quá rộng không?
1) Không nhận được thông báo khi có việc mới
Nguyên nhân thường gặp
- Record chưa vào đúng step tạo task (workflow chưa kích hoạt)
- Không được gán là người phụ trách (assignee) hoặc không nằm trong role được gán
- Notification chỉ gửi cho một nhóm/role khác
- Người dùng không có quyền xem record nên “có việc nhưng không thấy”
Cách xử lý
- Mở record và kiểm tra:
- status hiện tại
- step hiện tại (nếu có)
- assignee/approver/CC
- Nhờ builder kiểm tra cấu hình assignment ở step
- Kiểm tra quyền: Quyền & truy cập (Permissions & access)
2) Có task nhưng mở ra không thao tác được
Nguyên nhân thường gặp
- Role chỉ có quyền xem
- Field cần nhập bị bắt buộc nhưng không hiển thị trong record layout
- Record đang ở trạng thái khác với bước hiện tại (step đã đổi)
Cách xử lý
- Kiểm tra role và quyền sửa
- Kiểm tra record layout có đủ field bắt buộc không
- Nếu workflow đang chạy: kiểm tra record có đúng step được gán không
3) Nhận quá nhiều thông báo (spam)
Nguyên nhân thường gặp
- Automation rule gửi thông báo mỗi lần record được cập nhật (quá rộng)
- Rule tự kích hoạt lại chính nó (loop) do cập nhật field
- Có nhiều rule trùng nhau cho cùng một sự kiện
Cách xử lý
- Tách bạch rule “cập nhật dữ liệu” và rule “gửi thông báo”
- Thêm điều kiện chặn (ví dụ chỉ gửi khi status vừa đổi)
- Giới hạn đối tượng nhận (PIC/Approver thay vì “tất cả”)
- Với email: chỉ gửi cho các mốc quan trọng (approve/reject/quá hạn)
4) Chuẩn bị thông tin để debug nhanh
- App + entity + record mẫu
- Người dùng gặp lỗi + role hiện tại
- Step/assignment của workflow (nếu có)
- Rule nào gửi notification (tên rule + điều kiện)