1) Status / State (trạng thái)
- Status là field biểu diễn trạng thái của record theo vòng đời xử lý.
- Status tốt giúp:
- theo dõi tồn đọng
- đo cycle time
- điều hướng workflow theo step
- Chỉ cần 3–6 status cho vòng đời chính (đừng quá nhiều)
- Tách “phân loại” sang select khác, không nhồi vào status
2) Process (quy trình) & Step (bước)
Process
- Một quy trình mô tả các bước xử lý chính của một loại record.
Step
- Một step là một giai đoạn xử lý với:
- điều kiện vào bước (entry)
- người phụ trách (assignment)
- người được theo dõi (CC/Informed)
- thời hạn (due date)
- hành động/đầu ra (chuyển trạng thái, cập nhật field…)
3) Assignment (giao việc)
Các pattern phổ biến:- PIC (person in charge): một người chịu trách nhiệm chính
- Group assignment: giao cho một nhóm/role
- CC/Informed: người được theo dõi thông tin (không phải người xử lý)
4) Approval (phê duyệt)
Approval là một dạng quyết định có cấu trúc:- approve / reject (và có thể kèm yêu cầu bổ sung)
- có người duyệt hoặc nhóm duyệt
- thường gắn với audit trail và notification
- Dùng approval khi cần “quyết định” theo vai trò
- Không dùng approval cho các bước xử lý tác nghiệp thông thường
5) Tasks & Notifications (tác vụ & thông báo)
- Task thường xuất hiện khi một step yêu cầu người dùng hành động.
- Notification giúp người dùng biết:
- có task mới
- task quá hạn
- record chuyển trạng thái quan trọng
- Chỉ thông báo theo sự kiện quan trọng
- Tránh gửi lặp khi automation chạy nhiều lần
- Có “điều kiện chặn” trong rule nếu cần
6) Automation rules (tự động hoá)
Automation rules thường dùng để:- gán người phụ trách theo điều kiện
- tạo mới record hoặc cập nhật field dữ liệu
- gửi thông báo/email theo sự kiện
- Luôn có điều kiện rõ để tránh vòng lặp
7) Workflow + validation + roles (chọn đúng “công cụ”)
- Roles/permissions: kiểm soát “ai được làm gì”
- Validation: chặn dữ liệu sai ngay khi nhập
- Workflow: điều phối luồng xử lý và giao việc