> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://learn.cleeksy.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Khái niệm workflow (Workflow primitives)

> Tra cứu các khái niệm nền tảng của workflow và automation.

Trang này là bảng tra cứu nhanh về các **khái niệm workflow** trong Cleeksy DOP. Mục tiêu là giúp đọc đúng và cấu hình đúng khi xây quy trình.

***

## 1) Status / State (trạng thái)

* **Status** là field biểu diễn trạng thái của record theo vòng đời xử lý.
* Status tốt giúp:
* theo dõi tồn đọng
* đo cycle time
* điều hướng workflow theo step

Gợi ý:

* Chỉ cần 3–6 status cho vòng đời chính (đừng quá nhiều)
* Tách “phân loại” sang select khác, không nhồi vào status

***

## 2) Process (quy trình) & Step (bước)

### Process

* Một quy trình mô tả các bước xử lý chính của một loại record.

### Step

* Một step là một giai đoạn xử lý với:
* điều kiện vào bước (entry)
* người phụ trách (assignment)
* người được theo dõi (CC/Informed)
* thời hạn (due date)
* hành động/đầu ra (chuyển trạng thái, cập nhật field…)

***

## 3) Assignment (giao việc)

Các pattern phổ biến:

* **PIC (person in charge)**: một người chịu trách nhiệm chính
* **Group assignment**: giao cho một nhóm/role
* **CC/Informed**: người được theo dõi thông tin (không phải người xử lý)

Liên quan: [Thông báo & giao việc](/build-apps/notifications-tasks)

***

## 4) Approval (phê duyệt)

Approval là một dạng quyết định có cấu trúc:

* approve / reject (và có thể kèm yêu cầu bổ sung)
* có người duyệt hoặc nhóm duyệt
* thường gắn với audit trail và notification

Gợi ý:

* Dùng approval khi cần “quyết định” theo vai trò
* Không dùng approval cho các bước xử lý tác nghiệp thông thường

Liên quan: [Phê duyệt (Approvals)](/build-apps/workflows/approvals)

***

## 5) Tasks & Notifications (tác vụ & thông báo)

* **Task** thường xuất hiện khi một step yêu cầu người dùng hành động.
* **Notification** giúp người dùng biết:
* có task mới
* task quá hạn
* record chuyển trạng thái quan trọng

Guardrails chống spam :

* Chỉ thông báo theo sự kiện quan trọng
* Tránh gửi lặp khi automation chạy nhiều lần
* Có “điều kiện chặn” trong rule nếu cần

***

## 6) Automation rules (tự động hoá)

Automation rules thường dùng để:

* gán người phụ trách theo điều kiện
* tạo mới record hoặc cập nhật field dữ liệu
* gửi thông báo/email theo sự kiện

Gợi ý:

* Luôn có điều kiện rõ để tránh vòng lặp

Liên quan: [Luật tự động (Automation rules)](/build-apps/workflows/automation-rules)

***

## 7) Workflow + validation + roles (chọn đúng “công cụ”)

* **Roles/permissions**: kiểm soát “ai được làm gì”
* **Validation**: chặn dữ liệu sai ngay khi nhập
* **Workflow**: điều phối luồng xử lý và giao việc

Liên quan: [Controls trong hệ thống (workflow vs validation vs roles)](/foundations/controls-in-system)