> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://learn.cleeksy.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Thiết kế quy trình (Process Builder)

> Thiết kế quy trình và trạng thái bằng Process Builder.

Process Builder là nơi thiết kế **quy trình xử lý** cho một Entity theo các bước (checkpoint) và trạng thái. Mục tiêu của Process Builder là biến một scenario vận hành thành “đường chạy” rõ ràng: ai làm gì, khi nào, và điều kiện nào được phép chuyển bước.

Liên quan:

* [Controls trong hệ thống (workflow vs validation vs roles)](/foundations/controls-in-system)
* [Dạng thẻ (Kanban view)](/build-apps/ui-views/kanban-view)

***

## Dùng khi nào?

* Có vòng đời xử lý rõ (Draft → Pending → Approved/Rejected → Closed)
* Cần kiểm soát “ai được làm gì ở trạng thái nào”
* Cần checkpoint để đo lường và cải tiến (ví dụ: thời gian chờ duyệt, số lần rework)

Nếu chỉ cần luật tự động đơn giản (ví dụ tự set field khi tạo record) có thể bắt đầu bằng **Automation rules**. Khi quy trình có nhiều bước/phân quyền, ưu tiên Process Builder.

Liên quan: [Luật tự động (Automation rules)](/build-apps/workflows/automation-rules)

***

## Process Builder gồm những gì?

### 1) Trạng thái (Status)

Trạng thái giúp nhìn nhanh tiến độ và hỗ trợ View (Grid/Kanban) nhóm theo bước xử lý.

### 2) Bước xử lý (checkpoint)

Checkpoint là mốc kiểm soát trong quy trình: tại mỗi mốc thường có:

* điều kiện vào bước
* thao tác được phép
* người chịu trách nhiệm
* điều kiện chuyển bước tiếp theo

### 3) Quy tắc chuyển bước

Quy tắc chuyển bước giúp tránh “nhảy bước” hoặc xử lý sai thứ tự.

***

## Quy tắc thiết kế quy trình (design rules)

### 1) Bắt đầu tối thiểu (minimal viable process)

* 3–5 trạng thái cho vòng đầu thường đủ: Draft / Pending / Approved / Rejected / Closed
* Chỉ thêm trạng thái khi có nhu cầu vận hành thật (Improve loop)

### 2) Chốt ownership theo trạng thái

* Ở trạng thái Draft: requester chỉnh sửa
* Ở trạng thái Pending: approver quyết định
* Ở trạng thái Approved: chuyển sang team thực thi (ví dụ Procurement)

Liên quan: [Ownership & chia sẻ dữ liệu (Data ownership & sharing)](/foundations/data-ownership-sharing)

### 3) Điều kiện chuyển bước phải đo được

Ví dụ:

* Chỉ cho submit khi các field bắt buộc đã đủ
* Chỉ cho approve khi tổng chi phí **≤** ngưỡng hoặc có đủ chứng từ (Attachment)

***

## Ví dụ: Quy trình Purchase Request

### Trạng thái gợi ý

* Draft: tạo và chỉnh sửa yêu cầu
* Pending approval: chờ duyệt
* Approved: được duyệt (bàn giao cho Procurement)
* Rejected: bị từ chối
* Closed: hoàn tất

### Checkpoint gợi ý

* Submit: Draft → Pending approval
* Approve: Pending approval → Approved
* Reject: Pending approval → Rejected
* Close: Approved → Closed

<Note>
  Khi cần bàn giao sang app khác (Procurement), publish/consume tạo **connected app (kết nối ứng dụng)** để app thực thi liên kết bằng Data Connection và tham chiếu bằng Lookup.
</Note>

Liên quan: [Chia sẻ dữ liệu (Publish/Consume)](/build-apps/integrations/publish-consume-overview)

***

## Thực hành tốt

* Tên trạng thái dùng động từ/ý nghĩa rõ (“Chờ duyệt”, “Đã duyệt”, “Đã đóng”)
* Mỗi checkpoint nên gắn với một hành động rõ ràng (submit/approve/reject/close)
* Kết hợp View:
* Grid view để rà soát theo danh sách
* Kanban view để điều phối theo trạng thái

Liên quan: [Dạng bảng (Grid view)](/build-apps/ui-views/grid-view)

***

## Bước tiếp theo

* Thiết lập phê duyệt: [Phê duyệt (Approvals)](/build-apps/workflows/approvals)
* Tự động hoá bước nhỏ: [Luật tự động (Automation rules)](/build-apps/workflows/automation-rules)